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„Desktop-Publishing“-Programme (DTP)werden eingesetzt, um Dokumente für den Druck zu erzeugen, wie zum Beispiel Flyer, Broschüren, Handbücher oder  Zeitschriften. Das bedeutet aber auch, dass der Schwerpunkt bei DTP-Programmen auf typografischen Details liegt. Für den Druck ist es wichtig, dass eine Überschrift groß und fett ist und nicht so sehr, ob irgendwo erklärt ist, dass es eine Überschrift ist. Es liegt jedoch nahe, diese Dokumente gleichfalls als PDF online zur Verfügung zu stellen.

An zugängliche PDF-Dokumente werden einige Anforderungen gestellt, die dann auch für die mittels DTP-Programmen erzeugten Online-Dokumente gelten. Unter anderem sollen PDF-Dokumente sogenannte Tags aufweisen, welche die einzelnen Elemente eines Dokuments – zum Beispiel Überschriften oder Listen – für assistive Technologien gliedern und so ein leichtes Navigieren zwischen den verschiedenen Elementen ermöglichen. Eine Auszeichnung der Dokumente mit diesen Tags ist auch aus verschiedenen DTP möglich, leider wird dies jedoch zum Teil wenig beachtet. Es obliegt dem Anwender, dafür zu sorgen, dass sowohl die Anforderungen der Druckerei (Farbmanagement, typografische Einzelheiten usw.) erfüllt sind, als auch die Anforderungen für ein barrierefreies PDF.

Ein professionelles DTP-Programm ist Adobe Indesign. Auch wenn Indesign ursprünglich nicht dazu entwickelt wurde, barrierefreie PDF-Dokumente zu erzeugen, so lassen sich doch fast alle dazu notwendigen Schritte in aktuellen Indesign-Versionen (ab Indesign CS 5.5) erledigen. Im Folgenden werden die wichtigsten Möglichkeiten zur Gestaltung eines zugänglichen Dokumentes mit Adobe Indesign beschrieben.

Die Erstellung eines Indesign-Dokuments ist nicht Gegenstand dieser Anleitung. Wichtig ist allerdings, dass das Indesign-Dokument logisch gegliedert und strukturiert ist. Anschließend müssen die folgenden Schritte erfolgen, damit aus dem Indesign-Dokument ein barrierefreies PDF-Dokument exportiert werden kann.

Vorbemerkung: Allgemeine Barriere in DTP-Dokumenten: die Lesereihenfolge

Einige Probleme der Zugänglichkeit ergeben sich eher aufgrund der Art des Dokumentes als aufgrund mangelnder technischer Umsetzungsmöglichkeiten. So ist beispielsweise die natürliche Lesereihenfolge von 3-spaltigen, beidseitig bedruckten Flyern abhängig von der Falztechnik in der Regel anders als die übliche Lesereihenfolge von rechts nach links des zugrundeliegenden Online-Dokuments.

Im Idealfall kann der Inhalt des Flyers so zusammengestellt werden, dass die Lesereihenfolge beliebig ist und die sechs Spalten des Flyers jeweils unabhängig voneinander gelesen werden können. In den meisten Anwendungsfällen ist jedoch eine bestimmte Lesereihenfolge vom Verfasser erwünscht, die sich im gedruckten Dokument in Layout und Falztechnik widerspiegelt. Während für gut Sehende die Reihenfolge meist auch aus der Onlineversion des Dokumentes noch halbwegs ersichtlich ist, ist dies für Menschen, die eine starke Vergrößerung oder ein Vorlesesystem benötigen, nicht möglich. Die in einer Dokumentstruktur angelegte Reihenfolge der Inhalte kann von assistiven Technologien verwendet werden. Vorleseprogramme lesen Inhalte einer PDF-Datei zum Beispiel entsprechend der Reihenfolge in der PDF-Dokumentstruktur vor. Daher sollte die Lesereihenfolge des Dokuments bereits über die DTP-Programme festgelegt werden, falls ein spätere Export in das PDF-Format erfolgen soll.

Ein strukturiertes Dokument erstellen

Die Grundlage zur Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments aus Adobe Indesign ist ein gut strukturiertes Dokument. Hierzu müssen für Überschriften und Textblöcke geeignete Absatzformate verwendet werden.

Absatzformate entsprechen den Formatvorlagen im Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word. Bedingt durch die typografischen Anforderungen an ein DTP-Programm gibt es allerdings deutlich mehr Einstellmöglichkeiten als in einem Textverarbeitungsprogramm.

Absatzformate für Überschriften und einfachen Absatz

Überschriften werden verwendet, um ein Dokument in mehrere Abschnitte zu unterteilen. Die Verwendung von Absatzformaten für Überschriften erzeugt eine Gliederung des Dokuments. Diese Gliederung kann dann von Menschen, die Dokumente mit Screenreadern betrachten, für die Navigation innerhalb des Dokuments genutzt werden. Ein einfaches Vergrößern der Schrift oder der Einsatz von Fettdruck kann zwar optisch ein ähnliches und für den Druck ausreichendes Ergebnis liefern, aber es wird keine Gliederungsstruktur erzeugt. Zusätzlich erlaubt die Verwendung von Absatzformaten für Überschriften die rasche Änderung des Layouts, da nicht jede einzelne Überschrift angepasst werden muss, sondern lediglich die Absatzformate für die Überschriften geändert wird.

Rufen Sie das Fenster mit den Absatzformaten auf, indem Sie entweder die Taste F11 drücken oder im Menü Format den Befehl Formate und den Unterbefehl Absatzformate aufrufen. In Adobe Indesign wird zwischen Absatzformaten, Objektformaten, Tabellenformaten, Zeichenformaten und Zellenformaten unterschieden. Zeichenformate dienen zur Formatierung von einzelnen Zeichen, Wörtern oder auch ganzen Sätzen. Mit Absatzvorlagen werden ganze Absätze formatiert. Die weiteren Ausführungen beziehen sich – sofern nicht anders angegeben – auf die Verwendung von Absatzformaten, denn mit diesen wird die Struktur des Textdokuments erzeugt.

Bei Erstellung eines neuen Dokumentes bietet Adobe Indesign lediglich einen einfachen Absatz als Formatauswahl an.

Sie können Absatzformate aus anderen Dokumenten laden oder neue Absatzformate über die Menüauswahl und über die Schaltfläche am unteren Fensterrand neu erstellen. Um einen Text als Überschrift zu formatieren, markieren Sie den Absatz und wählen Sie dann das gewünschte Absatzformat mit einem Doppelklick aus.

Tagexport für Absatzformate

Vor der Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments müssen Sie den von Ihnen vergebenen Absatzformaten eine Rolle innerhalb des PDF-Dokuments zuweisen. Für die vergebenen Absatzformate für zum Beispiel Fließtext, Überschriften, Beschriftungen usw. müssen Sie festgelegen, ob es sich wirklich nur um einen einfachen Absatz („P“), um eine Überschrift („H1“ bis „H6“) oder ob es sich um ein nicht zu berücksichtigendes außertextliches Hintergrundelement („Artifact“) handelt.

Wählen Sie im Fenster für Absatzformate ein Absatzformat aus und öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zu diesem Eintrag. Wählen Sie den ersten Menüpunkt, um das gewählte Absatzformat zu bearbeiten.

Es öffnet sich das Dialogfeld  „Absatzformatoptionen“. Im linken Auswahlbereich finden Sie am unteren Ende die Option für Tagexport.

Hier können Sie dem gewählten Absatzformat explizit eine Rolle (Tag) sowohl für den Export nach HTML und EPUB als auch für den PDF-Export zuweisen.

Als Standardeinstellung ist „[Automatisch]“ voreingestellt. Die automatische Erkennung ist allerdings nur dann halbwegs brauchbar, wenn der von Ihnen vergebene Formatname mit einem PDF-Tag gemäß der PDF-Spezifikation übereinstimmt. So wird beispielsweise aus einem Absatzformat, das „H2“ benannt wurde, automatisch im exportierten PDF-Dokument auch das PDF-Tag „H2“ für eine Überschrift der zweiten Ebene.

Stimmt der Formatname nicht mit einem PDF-Tag überein, wird dem jeweiligen Absatzformat bei der automatischen Erkennung häufig fälschlicherweise ein „P“ zugewiesen. Weisen Sie daher bereits am besten bei der Erstellung eines Absatzformats die korrekte Rolle zu.

Verwenden Sie in der Namensgebung Ihrer Absatzformate möglichst bereits die Benennungen für Tags gemäß der PDF-Spezifikation, also zum Beispiel als Namen für Ihre Absatzformate „H1“ bis „H6“ für Überschriftenformate der Ebenen 1 bis 6. Im PDF-Dokument muss dadurch nicht unnötig eine zusätzliche Rollenzuordnung erfolgen, wodurch das PDF-Dokument schneller gestartet werden kann.

Verwendung von Überschriften

Da Überschriften das Dokument gliedern, sollten sie den Ablauf des Dokuments wiedergeben. Damit ein Textdokument auch bei der Verwendung eines Bildschirmvorleseprogramms (Screenreader) nutzbar ist, müssen die Überschriftentexte hinreichend eindeutig formuliert werden. Die "Überschrift 1" ist in der Regel die größte Überschrift, "Überschrift 2" ist kleiner als "Überschrift 1", aber größer als "Überschrift 3".

Tipps zur Verwendung von Überschriftformaten:

• Überschriften sollten die Navigation im Dokument erleichtern. Aus einer Überschrift sollte klar hervorgehen, worum es im jeweils folgenden Abschnitt geht.
• Nutzen Sie Überschriftformate nicht zur Hervorhebung einzelner Wörter oder Phrasen innerhalb des Textkörpers.

Listen

Informationen können in Listen gesetzt werden, um Informationen hervorzuheben, zu gruppieren oder in einer bestimmten Reihenfolge darzustellen. Die beste Vorgehensweise zur Erstellung von Listen ist die Verwendung von Aufzählungen und Nummerierungen mit den vom Programm vorgesehenen Optionen. Dadurch können Listen von assistiven Technologien wie Screenreadern auch als Listen erkannt und korrekt wiedergegeben werden. Außerdem erleichtert der Einsatz von Aufzählungen und Nummerierungen den Export eines Textdokuments als HTML- oder PDF-Datei. Die manuelle Erstellung von Listen mit Tabulatortaste und Sonderzeichen oder über das Einfügen von Grafiken und einem Einrücken des Textes kann zwar optisch ein ähnliches Ergebnis produzieren, aber eine so erstellte Liste ist von assistiven Technologien nicht als Liste zu erkennen.

Erstellen einer Liste

Bei Listen werden zwei verschiedene Möglichkeiten unterschieden: „Aufzählung“ und „nummerierte Listen“.

1. Markieren Sie den Text, aus dem Sie eine Aufzählung oder nummerierte Liste erstellen möchten.
2. Wählen Sie aus dem Menü Schrift den Befehl Aufzählungs- und nummerierte Listen.
3. Wählen Sie anschließend dort die Unterbefehle Aufzählungszeichen anwenden beziehungsweise Nummerierung anwenden.

Falls Sie Absatzformate für Ihre Listen erstellen, so belassen Sie für Listen die Absatzformatoptionen für den Tagexport auf der Voreinstellung [Automatisch].

Erstellen verschachtelter Listen

Sie können in Adobe Indesign in den Absatzformatoptionen für die Option Aufzählungszeichen und Nummerierung zwar Aufzählungen und Nummerierungen mit unterschiedlichen Ebenen versehen, die so eingestellte Tiefe der Listenebene erzeugt beim Export in ein PDF-Dokument jedoch keine verschachtelte Liste. Bei Export in ein PDF-Dokument erzeugen unterschiedliche Einzüge automatisch verschachtelte Listen.

Alternativtexte für Bildelemente

Bildelemente in einem Textdokument benötigen einen Alternativtext. Dieser Text ermöglicht sehbehinderten oder blinden Menschen, den Inhalt von Bildern zu erfassen. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich bei einem Bild um eine Informationsgrafik oder ein dekoratives Element handelt. Entsprechend ist mit den Alternativtexten zu verfahren. Textäquivalente sollten kurz und eindeutig formuliert werden.

• Um einer Abbildung einen Alternativtext zuzuweisen, markieren Sie die Abbildung und öffnen im Menü Objekt den Befehl Objektexportoptionen….

Es erscheint das Dialogfeld Objektexportoptionen mit den drei Reitern Alternativer Text, PDF mit Tags und EPUB und HTML.

• Wählen Sie den ersten Reiter Alternativer Text und geben Sie den für das Bild erforderlichen alternativen Text ein.

Der Alternativtext kann auch aus der XML-Struktur des Dokuments (soweit diese vorliegt) oder aus XMP-Metadaten übernommen werden. Die XMP-Metadaten können zum Beispiel in Adobe Bridge definiert werden. Bei den Metadaten ist zu entscheiden, aus welchem Feld der Alternativtext genommen werden soll: „Titel“, „Beschreibung“, „Überschrift“ oder einem anderen Feld.

• Wenn das Bildelement für das Verständnis der Seite ohne Bedeutung ist und es sich bei dem Bildelement lediglich um eine dekorative Grafik handelt, die keinen Alternativtext benötigt, so wählen Sie den Reiter PDF mit Tags.
• Wählen Sie unter diesem Reiter aus der Ausklappliste Tag anwenden den Punkt Außertextliches Element aus.

• Verankern Sie das Bildelement im Textfluss an der Stelle, an welcher der eingegebene Alternativtext mit dem Text vorgelesen werden sollte.

Lesezeichen, Hyperlinks und Querverweise

Mit Links können Sie entweder innerhalb eines Dokuments navigieren oder Verknüpfungen zu ausgewählten Webseiten im Internet herstellen. Achten Sie beim Einsatz von Links darauf, dass der verlinkte Text kurz und aussagekräftig ist. Der Linktext sollte über das Ziel bzw. die Aktion des Links Auskunft geben.

• Schlechtes  Beispiel: Klicken Sie hier, um zur Website von Xyz zu gelangen.
• Gutes Beispiel: Gehen Sie zur Website von Xyz.

Ein Link auf eine Internet-Seite sollte verwendbar sein, unabhängig davon ob das Dokument ausgedruckt oder elektronisch zur Verfügung steht. Dazu muss der Text aussagekräftig sein und die URL, also die Zieladresse im Internet, hinter dem Text stehen.

• Schlechtes Beispiel:
  Besuchen Sie http://www.xyz.de/veranstaltungen.html.
• Gutes Beispiel:
  Informieren Sie sich über aktuelle Veranstaltungen von Xyz:
  (http://www.xyz.de/veranstaltungen.html).

Hyperlinks

Importierte Textdateien enthalten meist nur dann korrekte Hyperlinks, wenn bereits im Textverarbeitungsprogramm korrekt Hyperlinks zugewiesen wurden. Falls dies nicht der Fall ist oder falls Sie den Text neu erstellen, markieren Sie den Text, dem ein Hyperlink zugewiesen werden soll.

• Öffnen Sie im Menü Fenster unter dem Punkt Interaktiv den Befehl Hyperlinks.

Es erscheint das Dialogfeld Neuer Hyperlink.

• Wählen Sie unter Verknüpfen mit: die Art des Hyperlinks aus und geben Sie unter URL: die Adresse ein.

Inhaltsverzeichnis

Sie können in Indesign zwar als Format „Inhaltsverzeichnistitel“ und „Inhaltsverzeichnis-Haupttext“ auswählen. Diesen Absatzformaten wird jedoch nach Export in PDF-Format lediglich ein einfacher Absatz „P“ zugewiesen.

• Erstellen Sie für einen Inhaltsverzeichniseintrag die Absatzformatvorlage TOCI und für das Inhaltsverzeichnis die Absatzformatvorlage TOC und weisen Sie diese Absatzformatvorlagen den jeweiligen Textabschnitten zu.
• Um ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, wählen Sie im Menü Layout den Befehl Inhaltsverzeichnis… .

Es erscheint das Dialogfeld Inhaltsverzeichnis.

• Aktivieren Sie im Bereich Optionen die Option PDF-Lesezeichen erstellen, um PDF-Lesezeichen aus dem Inhaltsverzeichnis zu erstellen.

Lesezeichen

Falls Sie in einem kleineren Dokument ohne Inhaltsverzeichnis arbeiten, aber dennoch PDF-Lesezeichen erstellen möchten, markieren Sie den Text, der Sprungmarke und Lesezeichen werden soll, und wählen Sie im Menü Fenster unter dem Punkt Interaktiv den Befehl Lesezeichen.

Tabellen

Verwenden Sie Tabellen, um Daten übersichtlich aufbereitet darzustellen. Tabellen sollten auf keinen Fall mit Tabulatoren oder Leerzeichen erstellt werden. So erstellte Tabellen sehen zwar wie Tabellen aus, aber assistive Technologien können sie nicht als Datentabelle erkennen und verarbeiten.

Vermeiden Sie umfangreiche und komplexe Datentabellen. Versuchen Sie stattdessen, große Tabelle im mehrere kleine Tabellen aufzuteilen.

Adobe Indesign bietet mit dem Menü Tabelle umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten für Tabellen.

Gestaltung einer Tabelle

Tabellenüberschriften

• Damit Tabellenüberschriften auch für Screenreaderanwender erkennbar sind, müssen diese entsprechend gekennzeichnet werden. Bei Aufruf des Befehls Tabelle einrichten… unter dem Menüpunkt Tabellenoptionen erscheint das Dialogfeld Tabellenoptionen.

• In den Reitern Tabelle einrichten und Tabellenkopf und -fuß können Sie die Anzahl der Tabellenkopfzeilen angeben.

Sie können mit Indesign so lediglich die erste Tabellenzeile beziehungsweise die ersten Tabellenzeilen für Screenreaderanwender als Überschriftenzellen kennzeichnen. Eine Kennzeichnung weiterer Tabellenzellen als Überschrift – zum Beispiel zusätzlich auch der ersten Spalte – ist nicht möglich.

• Hinweis: Die Auszeichnung einer Tabellenzeile als Überschrift für Screenreaderanwender ist unabhängig von visueller Formatierung. Visuelle Hervorhebungen haben keinen Einfluss auf die Unterscheidung von Tabellenüberschriften und Tabellendatenzellen für Screenreaderanwender.
• Gestalten Sie eine Tabelle kontrastreich und so, dass die Kopfzellen der Spalten und Zeilen klar erkennbar sind.
• Wählen Sie im Menü Fenster unter dem Punkt Formate den Befehl Tabellenformate, um Formate für verschiedene Tabellen und für unterschiedliche Zellformate zu erstellen.

Optische Gestaltung

Sie können unterschiedliche Formate für Tabellenkopfzeilen, Tabellenfußzeilen, Tabellenkörperzeilen, für linke und rechte Spalte definieren und in den Tabellenoptionen zusätzlich noch abwechselnde Muster für Zeilen- und Spaltenkonturen und Zellenflächen angeben.

• Hinweis: Damit werden die Kopfzellen der Zeilen und Spalten deutlich hervorgehoben und von den Datenzellen abgesetzt. Bitte beachten Sie: Diese Auszeichnung ist rein visuell, um Tabellenüberschriften auch semantisch festzulegen, müssen Sie die im Abschnitt Tabellenüberschriften beschriebenen Schritte durchführen!

Sprachauszeichnung

Sie können in Indesigneinzelne Wörter oder längere Passagen einer anderen Sprache zuweisen. Sofern fremdsprachige Wörter vorhanden sind, sollten Sie diese auch entsprechend auszeichnen. Diese Wörter oder Passagen können von Vorleseprogrammen dann im Klangbild der entsprechenden Sprache wiedergegeben werden. Zeichnen Sie den Text nicht aus, wird der fremdsprachige Text unter Umständen unverständlich mit deutscher Betonung vorgelesen.

• Rufen Sie das Fenster mit den Zeichenformaten auf, indem Sie entweder die Taste Umschalt + F11 drücken oder im Menü Format den Befehl Formate und den Unterbefehl Zeichenformate aufrufen.
• Wählen Sie im Menü des Zeichenformatbedienfelds den Befehl Neues Zeichenformat… .

Das Dialogfeld Neues Zeichenformat wird geöffnet.

• Wählen Sie im Dialogfeld Neues Zeichenformat im linken Auswahlbereich die Option für Erweiterte Zeichenformate.
• Geben Sie einen Formatnamen an und wählen Sie die entsprechende Fremdsprache als Sprache aus.
• Weisen Sie dieses Zeichenformat den entsprechenden fremdsprachigen Textpassagen zu.

So ausgezeichneten Wörter und Textpassagen sind nach Export in ein PDF-Dokument im Inhaltscontainer des zugehörigen Textes als Wort in der ausgewählten Sprache gekennzeichnet und können von Vorleseprogrammen mit der Betonung dieser Sprache vorgelesen werden.

Leserichtung und Reihenfolge festlegen:
Arbeiten mit Artikeln und Verankerung von Elementen

Sie können die Lesereihenfolge von Textabschnitten und Objekten innerhalb Ihres Dokuments festlegen. Sie können hierzu Objekte im Textfluss verankern oder Abschnitte als Artikel anlegen. Artikel können einen oder mehrere Textabschnitte und Objekte enthalten.

Um eine barrierefreie PDF-Datei aus einem Indesign-Dokument zu erzeugen, sollten Sie die Lesereihenfolge der Inhalte auch mit diesen Mitteln festlegen.

Elemente im Textfluss verankern

Um zum Beispiel Abbildungen, die zum Verständnis des Textes wichtig sind, im Text zu verankern, markieren Sie die Abbildung und klicken Sie auf das blaue Quadrat. Der Mauszeiger ändert sich zu einem Pfeil mit einem kleinen „T“. Bewegen Sie den Mauszeiger zu der Stelle im Text, an der Sie die Abbildung verankern möchten, und lassen Sie die linke Maustaste los. Das blaue Quadrat wechselt zu einem Ankersymbol und zeigt dadurch an, dass die Abbildung im Text verankert ist.

Wenn Sie im Menü Ansicht den Menüpunkt Extras auswählen, können Sie dort den Eintrag „Textverkettungen einblenden/ausblenden“ umschalten (Tastenkombination: Alt + Strg + Y). Bei eingeblendeten Textverkettungen erscheint eine gestrichelte Linie vom Objekt an die Stelle im Text, an der die Abbildung im Text verankert ist.

Eine Verankerung kann gelöst werden, indem mit der rechten Maustaste auf das Ankersymbol geklickt wird. Im Kontextmenü wählen Sie hierzu unter dem Punkt Verankertes Objekt den Befehl Lösen aus.

Erstellen von Artikeln

• Wählen Sie im Menü Fenster den Befehl Artikel, um das Artikelbedienfeld zu öffnen.

Wählen Sie die Seitenelemente aus, die dem Artikel hinzugefügt werden sollen. Wenn Sie einen leeren Artikel erstellen möchten, wählen Sie keine Seitenelemente im Layout aus.

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

• Wählen Sie im Menü des Artikelbedienfelds die Option Neuer Artikel.
• Klicken Sie in der Schnellauswahl im Artikelbedienfeld unten auf Neuen Artikel erstellen.
• Ziehen Sie einen Textabschnitt oder ein Seitenelement in das Artikelbedienfeld.

Es erscheint das Dialogfeld Neuer Artikel.

• Geben Sie im Dialogfeld Neuer Artikel einen Namen für den Artikel ein.
• Aktivieren Sie Beim Exportieren berücksichtigen, um den Artikel beim Export in das EPUB- oder HTML-Format hinzuzufügen.

Hinzufügen von Inhalten zu einem Artikel

Um einem Artikel einen oder mehrere markierte Seitenelemente hinzuzufügen, wählen Sie aus dem Menü Fenster den Befehl Artikel, um das Artikelbedienfeld zu öffnen.

Wählen Sie im Artikelbedienfeld einen Artikel aus, dem die markierten Inhalte hinzugefügt werden sollen und wählen Sie im Artikelbedienfeldmenü den Befehl Auswahl in ausgewählte Artikel einfügen.

Alternativ können Sie den markierten Inhalt mit der Maus auf einen Artikel im Artikelbedienfeld ziehen oder die Schaltfläche zur Schnellauswahl für Auswahl in Artikel einfügen verwenden (Plussymbol am unteren Fensterrand).

Um alle Dokumentinhalte in einem Artikel einzufügen, halten Sie unter Windows die „STRG“-Taste und unter MacOS die Befehlstaste gedrückt und betätigen Sie dann die Schaltfläche zur Schnellauswahl für Auswahl in Artikel einfügen (Plussymbol am unteren Fensterrand). Wenn Sie einen Artikel ausgewählt haben, werden alle Seitenelemente diesem Artikel hinzugefügt. Wenn Sie keinen Artikel auswählen, wird ein neuer Artikel erstellt.

Alternativ können Sie alle Dokumentinhalte einem Artikel hinzufügen, indem Sie diesen Artikel markieren und im Artikelbedienfeldmenü den Befehl Dokumentinhalt in ausgewählte Artikel einfügen auswählen.

Verwalten von Artikeln

Sie können Artikel mit dem Artikelbedienfeld verwalten. Sie können Seitenelemente in das Artikelbedienfeld ziehen, um sie einem Artikel hinzuzufügen. Ziehen Sie Elemente in das Artikelbedienfeld, um die Reihenfolge zu ändern, oder ziehen Sie sie aus einem Artikel in einen anderen.

Das Popup-Menü des Artikelbedienfelds enthält ebenfalls Optionen zur Verwaltung von Inhalten.

Einschließen von Artikeln beim Export

Sie können Artikel erstellen und angeben, welche Artikel beim Export in das EPUB- oder HTML-Format berücksichtigt werden sollen. Standardmäßig werden alle Artikel für den Export ausgewählt.

Wenn Sie möchten, dass ein bestimmter Artikel beim Exportieren berücksichtigt wird, markieren Sie diesen Artikel im Artikelbedienfeld und führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Artikel.
• Wählen Sie im Popup-Menü des Artikelbedienfelds die Option Artikeloptionen und aktivieren Sie dann Beim Exportieren berücksichtigen.

Abschließende Arbeiten

Export von Stilen

Überprüfen Sie, welche Exporttags Sie Ihren Absatzformatvorlagen zugewiesen haben.

• Öffnen Sie hierzu im Menü des Absatzformatbedienfeldes den Punkt Alle Exporttags bearbeiten….

Das Dialogfeld Alle Exporttags bearbeiten wird geöffnet.

• Wählen Sie im Dialogfeld Alle Exporttags bearbeiten… unter Einblenden: die Option PDF.

Anschließend können Sie bei jedem Tabelleneintrag festlegen, welche Rolle (Überschrift, Fließtext oder Artifact) diesem Eintrag beim PDF-Export zugewiesen werden soll beziehungsweise ob InDesign diese Zuweisung automatisch machen soll (z.B. bei Listen).

Metadaten hinzufügen

Vor dem eigentlichen PDF-Export müssen noch einige grundlegende Angaben zum Dokument gemacht werden.

• Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Dateiinformationen… (Tastenkombination Alt + Umschalt + Strg + I).

Das Dialogfeld Dateiinformationen für {Dateiname} wird geöffnet.

• Wählen Sie im Dialogfeld Dateiinformationen den Reiter Beschreibung.
• Geben Sie einen Dokumententitel ein.

Der Dokumententitel kann von PDF zur Anzeige als Fenstertitel verwendet werden. Der Fenstertitel, sei es Dateiname oder Dokumententitel, wird von vielen Screenreadern als erste Information zum Dokument ausgewertet und vorgelesen.

Diese Metainformationen ermöglichen es den Betrachtenden, bei Fragen rasch Hinweise zum Textdokument zu bekommen und sich z. B. über den Dokumententitel und Inhalt oder über die Verfasser des Dokuments zu informieren.

Sie können neben dem Dokumententitel auch eine Beschreibung des Dokuments, den Autor sowie Stichworte angeben. Stichworte werden durch Semikolon voneinander getrennt eingegeben. Indesign speichert die eingegebenen Stichworte und macht Ihnen Vorschläge, wenn Sie oft dieselben Stichworte benutzen.

Die eingegebenen Informationen werden nicht nur beim Export mit in das PDF-Dokument übernommen, sondern auch von Suchmaschinen verwendet.

PDF-Export

Nachdem alle vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen sind, kann das Dokument als PDF-Dokument exportiert werden.

• Wählen Sie im Indesign-Hauptmenü unter dem Menüpunkt Datei den Punkt Exportieren… (Tastenkombination: Strg + E).

Es erscheint ein Dateidialog, den Sie auch vom Speichern einer Datei kennen.

• Wählen Sie als Dateityp für den PDF-Export Adobe PDF (Interaktiv) um eine barrierefreie PDF-Datei zu erstellen.
• Geben Sie einen Dateinamen ein und Betätigen Sie die Schaltfläche Speichern.

Es erscheint ein weiterer Dialog Als interaktive PDF exportieren, in dem weitere Parameter für diesen spezifischen PDF-Export festgelegt werden können. Die nachfolgende Abbildung ist typisch, und die dortigen Einstellungen können übernommen werden.

Bitte beachten Sie zu den Standardeinstellungen im Dialogfeld Als interaktive PDF exportieren:

• Aktivieren Sie die Option PDF mit Tags erstellen.
• Wählen Sie für die Option Seitenübergänge in der Auswahlliste die Einstellung Ohne. Seitenübergänge oder ein automatischer Wechsel der Seiten sind mit einem barrierefreien PDF unvereinbar!
• Wählen Sie unter dem Punkt Schaltflächen und Medien die Option Alles einschließen, da ansonsten Lesezeichen, Hyperlinks und Querverweise nicht wie gewünscht funktionieren.