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Ein strukturiertes Dokument erstellen

Die Grundlage zur Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments aus Adobe Indesign ist ein gut strukturiertes Dokument. Hierzu müssen für Überschriften und Textblöcke geeignete Absatzformate verwendet werden.

Absatzformate entsprechen den Formatvorlagen im Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word. Bedingt durch die typografischen Anforderungen an ein DTP-Programm gibt es allerdings deutlich mehr Einstellmöglichkeiten als in einem Textverarbeitungsprogramm.

Absatzformate für Überschriften und einfachen Absatz

Überschriften werden verwendet, um ein Dokument in mehrere Abschnitte zu unterteilen. Die Verwendung von Absatzformaten für Überschriften erzeugt eine Gliederung des Dokuments. Diese Gliederung kann dann von Menschen, die Dokumente mit Screenreadern betrachten, für die Navigation innerhalb des Dokuments genutzt werden. Ein einfaches Vergrößern der Schrift oder der Einsatz von Fettdruck kann zwar optisch ein ähnliches und für den Druck ausreichendes Ergebnis liefern, aber es wird keine Gliederungsstruktur erzeugt. Zusätzlich erlaubt die Verwendung von Absatzformaten für Überschriften die rasche Änderung des Layouts, da nicht jede einzelne Überschrift angepasst werden muss, sondern lediglich die Absatzformate für die Überschriften geändert wird.

Rufen Sie das Fenster mit den Absatzformaten auf, indem Sie entweder die Taste F11 drücken oder im Menü Format den Befehl Formate und den Unterbefehl Absatzformate aufrufen. In Adobe Indesign wird zwischen Absatzformaten, Objektformaten, Tabellenformaten, Zeichenformaten und Zellenformaten unterschieden. Zeichenformate dienen zur Formatierung von einzelnen Zeichen, Wörtern oder auch ganzen Sätzen. Mit Absatzvorlagen werden ganze Absätze formatiert. Die weiteren Ausführungen beziehen sich – sofern nicht anders angegeben – auf die Verwendung von Absatzformaten, denn mit diesen wird die Struktur des Textdokuments erzeugt.

Bei Erstellung eines neuen Dokumentes bietet Adobe Indesign lediglich einen einfachen Absatz als Formatauswahl an.

Sie können Absatzformate aus anderen Dokumenten laden oder neue Absatzformate über die Menüauswahl und über die Schaltfläche am unteren Fensterrand neu erstellen. Um einen Text als Überschrift zu formatieren, markieren Sie den Absatz und wählen Sie dann das gewünschte Absatzformat mit einem Doppelklick aus.

Tagexport für Absatzformate

Vor der Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments müssen Sie den von Ihnen vergebenen Absatzformaten eine Rolle innerhalb des PDF-Dokuments zuweisen. Für die vergebenen Absatzformate für zum Beispiel Fließtext, Überschriften, Beschriftungen usw. müssen Sie festgelegen, ob es sich wirklich nur um einen einfachen Absatz („P“), um eine Überschrift („H1“ bis „H6“) oder ob es sich um ein nicht zu berücksichtigendes außertextliches Hintergrundelement („Artifact“) handelt.

Wählen Sie im Fenster für Absatzformate ein Absatzformat aus und öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zu diesem Eintrag. Wählen Sie den ersten Menüpunkt, um das gewählte Absatzformat zu bearbeiten.

Es öffnet sich das Dialogfeld  „Absatzformatoptionen“. Im linken Auswahlbereich finden Sie am unteren Ende die Option für Tagexport.

Hier können Sie dem gewählten Absatzformat explizit eine Rolle (Tag) sowohl für den Export nach HTML und EPUB als auch für den PDF-Export zuweisen.

Als Standardeinstellung ist „[Automatisch]“ voreingestellt. Die automatische Erkennung ist allerdings nur dann halbwegs brauchbar, wenn der von Ihnen vergebene Formatname mit einem PDF-Tag gemäß der PDF-Spezifikation übereinstimmt. So wird beispielsweise aus einem Absatzformat, das „H2“ benannt wurde, automatisch im exportierten PDF-Dokument auch das PDF-Tag „H2“ für eine Überschrift der zweiten Ebene.

Stimmt der Formatname nicht mit einem PDF-Tag überein, wird dem jeweiligen Absatzformat bei der automatischen Erkennung häufig fälschlicherweise ein „P“ zugewiesen. Weisen Sie daher bereits am besten bei der Erstellung eines Absatzformats die korrekte Rolle zu.

Verwenden Sie in der Namensgebung Ihrer Absatzformate möglichst bereits die Benennungen für Tags gemäß der PDF-Spezifikation, also zum Beispiel als Namen für Ihre Absatzformate „H1“ bis „H6“ für Überschriftenformate der Ebenen 1 bis 6. Im PDF-Dokument muss dadurch nicht unnötig eine zusätzliche Rollenzuordnung erfolgen, wodurch das PDF-Dokument schneller gestartet werden kann.

Verwendung von Überschriften

Da Überschriften das Dokument gliedern, sollten sie den Ablauf des Dokuments wiedergeben. Damit ein Textdokument auch bei der Verwendung eines Bildschirmvorleseprogramms (Screenreader) nutzbar ist, müssen die Überschriftentexte hinreichend eindeutig formuliert werden. Die "Überschrift 1" ist in der Regel die größte Überschrift, "Überschrift 2" ist kleiner als "Überschrift 1", aber größer als "Überschrift 3".

Tipps zur Verwendung von Überschriftformaten:

• Überschriften sollten die Navigation im Dokument erleichtern. Aus einer Überschrift sollte klar hervorgehen, worum es im jeweils folgenden Abschnitt geht.
• Nutzen Sie Überschriftformate nicht zur Hervorhebung einzelner Wörter oder Phrasen innerhalb des Textkörpers.

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